ATIPXpress offre une interface utilisateur intuitive qui permet de structurer le contenu à n’importe quel niveau de complexité. Les opérations normales telles que la création et la modification de dossiers peuvent être effectuées directement à partir de l’arbre de navigation. Vous pouvez organiser les dossiers dans une hiérarchie avec autant de niveaux que vous le souhaitez. Les dossiers que vous créez seront présentés aux utilisateurs dans une manière similaire au format et à l’interface familiers de Windows Explorer. Une fois les dossiers créés, les documents peuvent être associés à un dossier.
(!!) Note : Dans Gestion de documents, tous les dossiers connexes sont regroupés sous un Tiroir du classeur. Les Dossiers sont divisés en Sections, tandis que les Sections offrent des groupements pour les Pages connexes. Par conséquent, la structure est Tiroir du classeur > Dossier > Section (facultatif) > Pages.
(!!) Note : Pour créer des Tiroirs du classeur, y compris des Sections dans les Tiroirs du classeur, cliquez sur Administration > Gestion de documents > Tiroirs du classeur > Nouveau. En utilisant cette méthode, les utilisateurs ayant des Autorisations d’application spécifiques peuvent créer et modifier des dossiers.
Étapes à suivre pour créer un nouveau dossier à partir de la fenêtre rechercher un dossier
Cliquez sur Gestion de documents > Créer un nouveau dossier. L’écran Créer un dossier s’affiche comme illustré ci-dessous. Note : l’image ci-dessous contient certains champs spécifiques à la personnalisation.
Entrez les informations dans les champs suivants conformément aux exigences de votre organisme :
Champ
Description
Nom du classeur
Nom du Classeur auquel le Dossier est ajouté.
Nom du dossier
Le nom du nouveau Dossier.
Format du document
Format du document, sélectionnédans le menu déroulant. Les options suivantes sont disponibles :
Fichiers d’une page unique séparés : fichier d’image haute résolution utilisé pour balayer des documents et des images. Le format standard est TIFF.
Format original - Caviardage désactivé : documents créés dans tout autre format de fichier pris en charge. Les documents ne peuvent pas être caviardés ou visualisés avec cette option et un seul fichier peut être ajouté au dossier.
Préfixe
Le préfixe pour la Numérotation Bates.
Suffixe
Le suffixe pour la Numérotation Bates.
Cliquez sur Créer un dossier. Un message de vérification s’affiche comme indiqué ci-dessous.
Cliquez sur D’accord. Remarque: Vous pouvez également entrer des Informations sur la déclassification du dossier en développant l’onglet Information sur la déclassification du dossier. Entrez les informations dans les champs suivants conformément aux exigences de votre organisme: Numéro de contrôle du document, numéro d’entrée, numéro de boîte, numéro de dossier, numéro de document, numéro d’annexe, auteur, description, date de transfert NARA, date de balayage/ajout, balayé/ajouté par et motif de non-balayage.
